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Mobilités à des fins d'étude

 

1. Avant votre séjour
_______________________________________________________

La première étape préalable à votre séjour consiste en la réalisation d'un dossier de candidature, constitué des documents suivants:

 Documents Dates limites d'introduction
  • Student Application Form et Learning Agreement;

  • Copie de votre carte d'identité ou de votre passeport;

  • Copie de votre Carte Européenne d'Assurance Maladie ou attestation d'assurance maladie privée.
  • 31/05/2016 pour les étudiants séjournant au premier quadrimestre ou durant l'année académique entière;

  • 15/11/2016 pour les étudiants séjournant au second quadrimestre.

Les dossiers introduits après ces délais ne pourront être pris en considération.

Votre dossier devra être envoyé à:

Université de Mons
Service des Relations Internationales - Virginie DUFRANCATEL
Place Warocqué 17
7000 MONS
Belgique

Votre dossier complet, signé par vous-même ainsi que par le responsable de votre séjour doivent impérativement nous parvenir avant votre arrivée à Mons.

 

 

             
1. Application Form

Ce document doit impérativement être signé par vous-même ainsi que par la personne responsable de votre séjour (coordinateur ERAMUS et/ou par le professeur responsable de votre séjour d'études) dans votre université. En outre, le formulaire doit être accompagné d'une photo au format carte d'identité.

Votre candidature ainsi que votre demande de logement ne seront pris en considération que lorsque l'Application Form sera parvenu au Service des Relations Internationales, accompagné du contrat d'études (Learning Agreement for Studies) dûment complétés et signés. 

             
2. Contrat d'études (Learning Agreement For Studies)

Le contrat d'études doit être défini par la personne responsable de votre séjour (coordinateur ERASMUS et/ou par le professeur responsable de votre séjour d'études) dans votre établissement d'origine. Ce programme doit nous parvenir avant votre arrivée à Mons, sous format papier (par la poste) et/ou par e-mail (incoming.relint@umons.ac.be)

Vous êtes autorisé à suivre des cours répartis sur plusieurs années d'études. Afin d'éviter tout conflit horaire, vous trouverez l'ensemble des cours par faculté, en cliquant ICI.

Le programme des cours vous permet d'obtenir un bref descriptif de chaque cours, ainsi que toutes les informations qui vous seront nécessaires à la rédaction de votre Learning Agreement.

Il est important de compléter chaque case du tableau pour chacun des cours choisis, tel qu'illustré en exemple ci-dessous.
Vous pourrez ainsi savoir si le cours choisi se déroule au premier quadrimestre autumn (1), au second quadrimestre spring (2) ou durant l'année académique complète term (A).

Exemple

Component code
(if any)
Component title
(as indicated in the course catalogue)
at the receiving institution
Semester
Autumn (1) - Spring (2) - Term (A)
Number of ECTS crédits to be awarded by the receiving institution upon successful completion of the component
 S-INFO-008 Réseaux I Spring (2) 6

Le Learning Agreement pourra exceptionnellement être modifié après le début des cours et uniquement en cas de force majeure. Toutefois, gardez en mémoire que toute modification devra se faire selon les règles suivantes:

  • Pour les cours du premier quadrimestre


Les demandes de modification devront être introduites endéans les 4 semaines après le début des cours, c'est-à-dire, pour le 13 octobre 2015 au plus tard. Une fois ce délai passé, plus aucune modification ne pourra être introduite ou prise en considération.

Les modifications demandées devront impérativement être validées et signées sur le formulaire requis (Learning Agreement - section "During the mobility", point I) par toutes les parties, à savoir, votre université d'origine, votre coordinateur UMONS et vous-même, endéans les 2 semaines suivantes, soit pour le 27 octobre 2015 au plus tard.

  • Pour les cours du second quadrimestre


Les demandes de modification devront être introduites endéans les 4 semaines après le début des cours, c'est-à-dire, pour le 1er mars 2016, au plus tard. Une fois ce délai passé, plus aucune modification ne pourra être introduite ou prise en considération.

Les modifications demandées devront impérativement être validées et signées sur le formulaire requis (Learning agreement - section "During the mobility", point I) par toutes les parties, à savoir, votre université d'origine, votre coordinateur UMONS et vous-même, endéans les 2 semaines suivantes, soit pour le 16 mars 2015 au plus tard.

 Si vous avez des questions spécifiques concernant votre contrat d'études, vous pouvez vous adresser au coordinateur de votre faculté d'accueil dont vous trouverez les coordonnées en cliquant ICI

           

3. Formulaire de logement (Housing Request Form)

Si votre demande de chambre en résidence universitaire est retenue, vous recevrez un e-mail de confirmation dans les meilleurs délais.

Les deux possibilités de logement proposées aux étudiants Erasmus Incoming sont les suivantes:

1.) Logement en résidence universitaire (chambre individuelle)

Le nombre de chambres disponibles pour les étudiants Erasmus Incoming étant très limité, il est impossible de satisfaire toutes les demandes.

Les baux de location portent sur une durée minimale de 5 mois (un semestre), ce qui signifie que si votre séjour Erasmus/international est programmé pour un semestre, 5 mois de loyer vous seront facturés (même si votre durée de séjour effective est inférieure à 5 mois).

Les paiements se font uniquement par virement bancaire, anticipativement pour le 1er de chaque mois.

Un mois de garantie (équivalent à un mois de loyer) sera à ajouter au premier versement. Cette garantie vous sera remboursée à la fin de votre séjour, pour autant que vous laissiez votre chambre dans l'état où vous l'avez obtenue et que vous communiquiez vos coordonnées bancaires (IBAN et BIC).

Seules deux résidences universitaires sont mises à disposition des étudiants Erasmus/internationaux (il vous est impossible de choisir parmi les autres cités universitaires):

  • La cité "Kot UMONS" - Rue de la Grande Triperie 11: 289.00 EUR par mois
  • La cité "Pierre Houzeau de Lehaie" - Boulevard Dolez 69: 258.00 EUR par mois

 

S'il ne reste plus de chambres libres en résidence universitaire ou si votre formulaire nous est parvenu hors délais, une liste des logements en ville vous sera envoyée (voir point 2.) ci après). Vous serez alors invité à effectuer votre propre recherche et vos propres démarches auprès des propriétaires.

REMARQUE IMPORTANTE

  • Les dates de réservation effective de la chambre correspondent aux dates mentionnées dans les formulaires de demande de logement. Il est donc important de renseigner des dates aussi fiables que possible!

 

Des informations plus détaillées sur les logements en cité universitaire figurent à la page suivante:
www.umons.ac.be/logement

2.) Logement en ville (chez un particulier) - "kot" ou "studio"

Dans le cas où vous n'obtiendriez pas de chambre en résidence universitaire, vous serez amené à effectuer votre propre recherche de logement en ville.

Les logements disponibles en ville se présentent généralement sous la forme de "kot" ou de "studio".
Un kot est une chambre individuelle dans un immeuble où vivent également d'autres étudiants. Très souvent, vous devez partager la salle de bain et la cuisine avec ces autres étudiants. Les chambres qui vous sont proposées sont souvent meublées (lit, matelas, armoire, chaise et bureau).
Vous pouvez également réserver un studio où vous aurez alors votre propre cuisine et salle de bain. Les studios sont souvent meublés mais le loyer est plus élevé.

Sachez qu'en guise de réservation effective, vous devrez verser au propriétaire du logement (avant votre départ vers la Belgique) une caution équivalente à au moins un mois de loyer. Cette caution vous sera remboursée pour autant que vous laissiez le logement dans l'état où vous l'avez reçu.

ATTENTION

L'acceptation d'un logement signifie que vous vous engagez formellement vis-à-vis de son propriétaire. Si vous changez d'avis à votre arrivée en Belgique, il vous incombera de trouver un autre locataire et/ou de payer le loyer jusqu'à ce que vous trouviez une solution par vos propres moyens.

Sachez que l'Université décline toute responsabilité en cas de litige (problème) avec les propriétaires de logement en ville.

 

Le Service des Relations Internationales vous enverra par e-mail une liste de logements proposés dans la ville de Mons. Cette liste reprend des renseignements tels que le montant du loyer, la localisation, les coordonnées du propriétaire. Vous devrez alors contacter vous-même le propriétaire pour effectuer la réservation.

Il est également possible de trouver un logement à partir des sites web suivants:

 

L'A.S.B.L. "1 toit 2 âges" propose de mettre en relation des étudiants et des seniors ou des familles disposant d'une chambre libre de septembre à juin et désireux de la partager avec un étudiant.

Une sélection rigoureuse des seniors, des familles et des étudiants est effectuée afin de s'assurer du désir de participer à cette démarche qui implique discrétion, respect et confiance.

Vous trouverez d'avantage d'informations à la page suivante: 1 toit 2 âges

Responsable Mons
Madame Frédérique Regout
+32 478 77 76 44
e-mail: mons@1toit2ages.be
du lundi au vendredi de 9 h 00 à 18 h 00

 

----->DOCUMENTS A PREPARER EN VUE DE VOTRE DEPART POUR LA BELGIQUE

  • une pièce d'identité (carte d'identité et éventuellement passeport);
  • une carte européenne d'assurance maladie ou toute autre preuve de souscription et de couverture d'une assurance maladie, soins de santé;
  • une carte de débit/crédit valable en Belgique;
  • vérifier que la limite de retrait de votre compte bancaire est suffisante;
  • quelques photos d'identité récentes.

 

----->ASPECTS FINANCIERS/QUELQUES CONSEILS 

    Si vous êtes étudiant boursier Erasmus, assurez-vous que le montant de votre allocation financière soit versé sur votre compte avant votre départ pour Mons. Prévoyez d'emporter un budget suffisant afin de pouvoir payer les frais découlant de votre installation à Mons (par exemple, une caution locative et/ou le premier loyer de votre chambre).

    Voir aussi: Budget à prévoir 

    _________________________________________________________

    2. A votre arrivée à Mons
    _________________________________________________________

    Avant toute chose, rendez-vous directement à votre logement.

    ----->QUELQUES INFORMATIONS PRATIQUES SUR LES TRANSPORTS

    La ville de Mons dispose d'une gare. En outre, l'aéroport régional de Charleroi est situé à une cinquantaine de kilomètres de Mons (Brussels South - Charleroi). Vous trouverez les liens utiles ci-dessous:

     

    A Mons, vous pouvez vous déplacer soit à pied (la ville n'est pas très grande), à vélo, en bus ou en Intra Muros (service gratuit de bus desservant les quatre coins de la ville). Vous trouverez les liens utiles ci-dessous:

     

    ----->JOURNEE D'ACCUEIL

    Une journée d'accueil et d'information destinée aux étudiants Erasmus est programmée le vendredi qui précède la reprise des cours du 15 septembre (pour les étudiants du premier quadrimestre et de l'année entière) et du 1er février (pour les étudiants du deuxième quadrimestre). Les dates exactes vous seront communiquées par mail avant votre départ pour Mons.

    Attention
    Cette séance d'information est OBLIGATOIRE car vous y recevrez toutes les informations utiles pour achever votre inscription à l'UMONS et toutes les formalités civiles associées à votre mobilité en Belgique. Ce sera également l'occasion de vous présenter l'université, le personnel d'encadrement et les représentants des cercles associatifs d'étudiants de l'université.

             

    Pour votre bonne information, l'université propose aux étudiants Incoming, dans le cadre du projet TANDEMONS, un système de parrainage avec des étudiants belges de l'UMONS dont le rôle consiste à vous assister tout au long de votre mobilité, dans le cadre d'activités culturelles d'intégration.

    Vous trouverez toutes les informations utiles à la page suivante: www.umons.ac.be/tandemons

     

    ---->Dans les jours ouvrables qui suivent la journée d'accueil/séance d'information

    Selon un horaire qui vous sera communiqué, vous serez invité à vous présenter au Service des Relations Internationales afin que nous puissions vérifier votre dossier et formaliser votre inscription en tant qu'étudiant en mobilité à l'UMONS.

    Remarque:

    Si vous ne vous présentez pas au
    Service des Relations Internationales
    afin de procéder à ces formalités, nous
    nous réservons le droit de considérer
    que vous renoncez à votre séjour
    Erasmus/international à Mons.

    Nos coordonnées:

    Cellule Incoming -
    Virginie Dufrancatel
    (bureau 034L)
    Place Warocqué 17
    7000 Mons

    Horaires d'ouverture:

    Du lundi au vendredi (jours ouvrables), de 9 h 30 à 12 h 00

     
     

    _________________________________________________________

    3. A la fin devotre séjour
    _________________________________________________________

    ---->FORMALITES A ACCOMPLIR AVANT VOTRE RETOUR

    Dans le mois qui précède votre départ, n'oubliez pas de: 

    • faire compléter et signer le  formulaire de départ dans les différents services concernés (ce formulaire a été remis aux étudiants à leur arrivée);
    • N.B.: Assurez-vous que tout est en ordre au niveau de la location de votre logement et d'une manière générale que vous vous êtes acquitté de toute créance. 

     

    Dans les 7 jours qui précèdent votre retour:

    • présentez-vous au Service des Relations Internationales afin de remettre votre formulaire de départ et de procéder aux vérifications d'usage;
    • informez le Service des Etrangers de la ville de Mons de votre retour;
    • informez votre mutualité de votre retour.

     

    Bon à savoir:

    Le relevé des notes obtenues aux examens organisés par votre institution d'accueil (Transcript of Records) vous garantit la reconnaissance des crédits ECTS et assure la transparence du système de cotation. Ce document sera transmis automatiquement à votre institution d'origine dès que vos examens seront évalués dans les 5 semaines qui suivent votre départ. 

    _________________________________________________________

    4. UMONS grade distribution
    _________________________________________________________

     ECTS grade